”Ett magiskt verktyg”

Författaren och minnesmästaren Mattias Ribbing ratar experiment med arbetstiden som metod för att minska stressen på jobbet. Kortare eller färre dagar angriper inte roten till problemet, anser han.

"Man tacklar fel parametrar i stället för att göra någonting åt stressen på riktigt. För en person som jobbar 100 procent och är jättestressad, är det inte rätt lösning att stressa ännu mer på 80 procent av tiden."

Bästa strategin, hävdar han, är att satsa på beprövade effektivitetsknep som både sätter raketfart på produktiviteten och som minskar stressen till en sund nivå.

"Med rätt användning av vårt fokus orkar vi bättre och får enormt mycket mer gjort. Samtidigt känner vi oss pigga efter en arbetsdag. Det är som att äta kakan och ha den kvar."

1. Jobba med enpunktslistor

Långa listor som fylls på med nya punkter är ingen bra metod för att beta av många arbetsuppgifter. Mest effektivt är notislappar som bara visar en punkt i taget, enligt Mattias Ribbing. Lapparna avlastar hjärnan från att hoppa mellan flera punkter och att ständigt fatta mikrobeslut.

"Enpunktslistor är det nya svarta. När du kommer till jobbet, skriv ned den viktigaste uppgiften som du börjar dagen med. Sätt lappen på datorskärmen så att du har punkten framför dig", säger han och fortsätter:

"När du behöver sticka emellan med annat vet du sedan exakt vad du ska dra tillbaka ditt fokus till, i stället för att hatta fram och tillbaka på en vanlig att göra-lista. Enpunktslistor gör oss både fokuserade i stunden och flexibla för oväntade uppgifter som kan dyka upp. Allt fokus läggs hela tiden på det viktigaste."

2. Ta makten över mejlkorgen – en gång för alla

Den hopplösa mejlfloden har det pratats mycket om senaste åren. På vissa företag har man jobbat fram en strategi för att hantera mängderna, men fortfarande är inkorgen den enskilt största stressfaktorn bland dem som jobbar på kontor, säger Mattias Ribbing.

"Mejlen är det mest splittrande för vår mentala kapacitet. Den är viktig men ska inte äga oss. Stäng av notiser och bestäm fasta tider när du kollar mejlkorgen. Gå inte heller in på mejlen om du ändå inte kan svara, till exempel när du ska sätta dig i bilen."

3. Starta dagen med att bocka av en uppgift

I stället för att inleda morgonen med att skicka och svara på mejl – sätt tänderna i en 'riktig' arbetsuppgift, säger Mattias Ribbing. Det behöver inte vara någonting som tar lång tid. Det viktiga är att inte starta med mejlkorgen genast drar vårt fokus åt många olika håll.

"Om man har möjlighet att börja med att arbeta undan en arbetsuppgift får man en fin skjuts in i dagen. När man senare tar sig an mejlkorgen gör man det med fullt fokus ", säger Mattias Ribbing.

4. Bli en av 2 miljoner Pomodoro-anhängare

Mattias Ribbing kallar sig beroende av Pomodoro-metoden. Det vill säga filosofin om att arbeta fokuserat i 25-minutersintervaller för att sedan ta 5 minuters rast innan nästa intervall börjar. När hjärnan går in och ut ur fokus håller den sig både skärpt och återhämtad, enligt förespråkarna.

"Metoden är ett snudd på magiskt verktyg. Den förändrar vår tidsuppfattning och är den starkaste medicinen för att få riktigt tuffa eller tråkiga uppgifter gjorda. "

I stället för att jobba färdigt en uppgift innan man unnar sig en rast, ska man låta en timer styra arbetet. När den ringer är det dags att ta paus – oavsett om flytet är som störst eller om det innebär att man måste avbryta mitt i en mening. Startsträckan att sätta i gång efter rasten blir då minimal, säger Mattias Ribbing.

"Jag gillar att mäta saker och räknar antalet tecken jag skriver per dag. Pomodoro-metoden har ökat min produktivitet med uppemot 100 procent. När hjärnan får återhämta sig regelbundet känner man sig inte heller trött eller sliten efter en arbetsdag", säger Mattias Ribbing.

5. Förbättra minnet med bilder

Ett av de bästa sätten att ta in viktig information är att träna på att tänka i bilder, enligt Mattias Ribbing. Bilder får oss att minnas bättre. Samtidigt blir det en inre lek som sätter fart på hjärnans problemlösningsförmåga och idékläckeri.

"Sitter du med en torr ekonomirapport – försök att måla upp inre bilder. Bilder är hjärnans sätt att processa information och sker helt naturligt, till exempel när vi läser en bok. Detta kan vi öva upp och använda oftare i jobbet. Det kan låta vagt, men är en form av minnesträning som ger tydliga resultat och fungerar för alla."