Tre enkla knep för att jobba effektivare

När Lisa Morin fick höra talas om kursen Personlig effektivitetsprogram kände hon direkt att den passade henne, som ville jobba effektivare.

– Den person jag är och den roll jag har på min arbetsplats innebär att jag är inblandad i många saker. Jag var tvungen att få en bättre struktur på mina arbetsdagar, säger hon.

Lisa Morin är drifts- och försäljningschef på Hermelinen företagsservice i Luleå. Som försäljningschef jobbar hon med att sälja in företagets verksamhet till nya kunder och bibehålla en bra service till de befintliga. Rollen som driftschef innebär att hon har personalansvar för en liten grupp. Dessutom samordnar hon och är med och planerar utbildningar och föreläsningar, och sitter i ledningsgruppen.

– Det är många trådar, och jag känner lätt att jag far och svänger väldigt brett under en dag, det blir ganska händelsepåverkat. Mejlen flödar in och då tar jag tag i det, sedan kommer det in någon genom dörren – det är svårt att hitta den där arbetsron att bara bestämma sig för hur jag ska lägga upp saker och ting, säger Lisa Morin, och tillägger:

– Jag tycker jag hanterar det på ett bra sätt utåt, men det kanske inte är ett optimalt sätt för mig att arbeta när det gäller mig själv.

Huvudsyftet med Personligt effektivitetsprogram är att få konkreta verktyg som gör det enkelt att ta kontroll över den egna arbetstiden och skapa en bättre arbetsmiljö för sig själv. Att jobba effektivare, helt enkelt. Något som Lisa Morin känner att hon har uppnått efter att ha gått endagskursen.

– Redan nu ser jag att jag har börjat hitta andra arbetssätt att sortera och strukturera, berättar hon.

Lisa Morin förklarar att kursledaren Nicklas Stenbergs upplägg och struktur för kursdagen blev målbilden för hur hon skulle arbeta med sin egna dagliga arbetsuppgifter.

– Så nu har jag gjort ett schema för när jag ska ha ringtid och jobba med offerter. Jag har också börjat med att rensa och sortera i mejlen – och hittat några av de tidsbesparande funktioner i Outlook som vi fick tips om att använda, berättar Lisa Morin.

Hon är helt övertygad om att hon kommer att fortsätta ha hjälp av programmet.

– Jag vill många gånger se en totalförändring från start. Men jag måste förstå att det handlar om att göra små förändringar och låta dem bli en naturlig rutin. Sedan kanske jag inte lyckas fullt ut, utan behöver gå en andra utbildningsdag för att bli påmind. Det viktigaste för att lyckas med detta är att jag inte sätter för höga krav på mig själv.

Nicklas Stenbergs 3 knep för att strukturera din arbetsdag

• Planera mera. Öka lusten till att använda Outlook eller andra program som planeringsverktyg genom att planera din dag, din vecka och även lägga din långsiktiga planering där.

• Var proaktiv, inte reaktiv. Öka insikten kring hur du jobbar med din mejlkorg under dagen – och arbeta mindre händelsestyrt. Det är fullt möjligt att gå från 8914 till 0 mejl nästan varje dag och det skapar en skön känsla av att du har koll på läget.

• Samla och sortera. Samla dina arbetsuppgifter – digitalt, analogt, visuellt, auditivt – på ett ställe och få överblick. Sortera sedan ut vad som är mest lönsamt för dig att göra och inte göra. Agera på det som är viktigast just nu för dig